VIAJE AL FUTURO DE UN ADMINISTRADOR DE FINCAS (JUNTAS ONLINE) .

El pasado 3 de mayo de 2020 se celebró la primera junta exclusivamente online en una Comunidad de Propietarios. Hace unos meses plantear esa posibilidad hubiese sido una locura, pero la situación del COVID19 ha hecho posible avanzar y adelantarnos en el tiempo, como si nos hubiésemos subido en una máquina para viajar al futuro, y vivir algo que estaba previsto suceder dentro de algunos años.

Unos días antes de este viaje temporal, desde el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas realizaron una formación online, en donde D. Vicente Magro explicaba unos pasos para, que aunque no se expresara en la Ley de Propiedad Horizontal actual esa posibilidad, poder realizar una Junta de Propietarios online y darle una seguridad jurídica para que fuese válida la celebración.

Me puse manos a la obra inspirado por la ponencia del Magistrado, y el primer problema que tuve que resolver fue: “¿Qué sistema de videoconferencia usar?”.

Para resolverlo, tuve en cuenta que debía de ser de fácil acceso para mis clientes. Conocía “Zoom” por la gran popularidad que tenía y ya la había probado con amigos y familiares. Pero la descarté por la “mala prensa” que había tenido en los días previos debidos a posibles problemas de seguridad. También valoré “Jitsi Meet”, es el utilizado por el Gobierno y bastante seguro, pero sabía que no eran tan “familiar” para mis clientes, y además no tenía experiencia con este software. Entonces llegó el turno de “Google Meet”, es de los más populares en el sector de la Educación y lo conocía bien ya que estaba pasando muchas horas escuchando a una profesora muy simpática, en la habitación contigua, trabajando online con sus alumnos y con sus compañeros de trabajo del instituto, mientras yo trabajaba.

“Google Meet” me convenció por la posibilidad de que pudiesen participar en la Junta online las personas que no dispongan de una conexión a internet, o no sepan utilizarlo. Este sistema tiene la posibilidad de llamar a un número fijo nacional y participar en ella sin vídeo, solo con el audio y con el coste de llamar a un fijo. Además, confío bastante en la seguridad de “Google Meet” y aunque no tiene tantas opciones de configuración como puede ser por ejemplo “Zoom”, esto que me pareció positivo, ya que mi intención era simplificar al máximo el proceso.

Una vez que ya tenía decidida la plataforma, sabía que tenía que hacer un esfuerzo para que tuviesen claro los propietarios como usarla. La solución fue desarrollar un pequeño manual para los propietarios. Dicho manual contenía las instrucciones para poder usar “Google Meet” para mis clientes. Aproveché e hice un manual, también bastante sencillo, para crear una reunión orientado a los Administradores de Fincas.

Hablé con alguno de los propietarios y los animé a participar y a no oponerse para que se celebrara, ya que probablemente serían la primera Comunidad de la zona en hacer una Junta exclusivamente online. Ese espíritu de ser los pioneros, creo que ayudó bastante para conseguir celebrarla.

Llegó el momento de plantear cómo estructurar la convocatoria. Me encontré entonces ante un mar de dudas, me pasé horas y horas dándole vueltas con toda la información que tenía. Y al final opté por lo siguiente:

• Una vez que hablé con la Presidenta, decidimos convocar la Junta por videoconferencia. Junto a la convocatoria dejábamos un plazo de tres días para poder oponerse a la celebración y así ser anulada. Actualmente muchos compañeros, dicen que la concesión del plazo de oposición se debe de hacer antes de convocarla, pero sinceramente me parece que esa comunicación previa nos la podemos ahorrar, al final quien decide convocar es el Presidente mediante este medio, y mandándolo todo junto evitamos hacer dos comunicaciones. Una para pedir permiso para convocar junto a los puntos importantes a tratar y justificando el uso de las nuevas tecnologías, y otra comunicación para enviar la convocatoria que también iría con los puntos a tratar y el resto de datos que establece la Ley. Sinceramente, ¡yo soy muy reacio a duplicar el trabajo! Así que mandé todo junto en una única comunicación.
• Como ya hemos comentado antes, junto a la convocatoria envié un manual muy gráfico, preparado por mí, para resolver las posibles dudas de cómo usar el sistema que íbamos a utilizar. Esto tiene algo de trabajo previo, pero os aseguro que os va a quitar bastantes comunicaciones de los propietarios relativas a las dudas de cómo usar el sistema que se elija.
• También les envié una serie de “advertencias” junto a la convocatoria: el Real Decreto donde hace referencia al uso de las nuevas tecnologías debido al Estado de Alarma, el famoso plazo para oponerse a la celebración mediante comunicación escrita al Administrador, grabación de la Junta por el Administrador y la prohibición de que cualquier participante pudiese grabarla, la posibilidad de delegación del voto mediante comunicación por escrito al Administrador previa a la celebración, el mantener sus micrófonos apagados mientras no vayan a hablar, y que la sala iba a estar abierta en primera convocatoria para las pruebas de conexión, audio e imagen que necesitarán (algunos compañeros han comentado dar un plazo de un día o dos antes para citarles y que puedan realizar pruebas de conexión, pero yo lo veo innecesario, con esa media hora entre primera y segunda convocatoria es suficiente y si no os lo parece podéis ampliar esos treinta minutos al tiempo que se desee. Por ejemplo: podéis poner cuarenta y cinco minutos o una hora de diferencia entre la primera y segunda convocatoria).
• Llegamos al problema de la fecha y hora, y ahí hicimos algo excepcional. Decidimos ponerla un domingo por la mañana, para que yo pudiese estar tranquilo sin llamadas de trabajo no urgentes y que, si algún propietario trabajaba a pesar del Estado de Alarma, pudiese participar. Situación excepcional, método de celebración de Junta excepcional, pues la hora y día no iban a ser menos.
• Para el lugar de celebración tuve también muchas dudas, ¿el despacho del Administrador que hacía de anfitrión de la Junta? ¿la casa de la Presidenta? ¿la propia Comunidad? Mi solución fue más sencilla: “Sala de Google Meet”, no sé si correcta o no, pero me guié por la lógica, al final estábamos en una sala en internet con un código identificativo o dirección y allí “estuvimos” todos los asistentes.

Una vez estuvo listo todo, preparé la documentación de la convocatoria, y la mandé de forma fehaciente. A los dos propietarios que sabía que podían tener más obstáculos, los llamé personalmente para ver si necesitaban ayuda.

Y empieza la segunda parte, comienzo a hacer pruebas y simulacros de mi primera junta online, usé un equipo muy sencillo: un pc de sobremesa, un portátil de apoyo, un móvil como vídeo-cámara y un trípode para sostener el móvil. Probé la opción de compartir pantalla ya que iba a utilizar modelos en 3D y presentaciones de gráficos y no me dio ningún problema. ¡Estaba listo! O eso creía.

Van pasando lentamente los días, busco por internet como les ha ido a otros compañeros, y no encuentro nada, ni siquiera en Cataluña, donde la Ley si les deja poder participar por videoconferencia. Y se me plantea la duda ¿será la primera Junta de Propietarios realizada así en España? Descarto esa idea, sé que hay gente muy avanzada como Pablo Ruiz (AFCcion), Luis Estrella (AFCcion), Domingo Palomo (AFCcion), Pedro García (Smartfincas), Pepe Gutiérrez, etc. Publico en redes sociales lo que voy a hacer y… ¡Hasta algunos de ellos se interesan por la futura Junta online!

Llega el día, nadie se ha opuesto, parece que los propietarios se lo están tomando con muchísima normalidad. Yo, infinitos nervios, sensaciones iguales a esa primera junta presencial que realicé hace ya muchos años. La noche, más que para descansar, solo ha servido para repasar una y otra vez como voy a presentar todo lo que tengo preparado para la Junta. Estoy Ilusionado, pues la Junta online tiene un potencial para presentaciones y uso de aplicaciones inigualable gracias a poder compartir la pantalla de tu ordenador. Pero no se me quita esa sensación de no saber qué va a pasar, si algo va a salir mal, si podré resolver cualquier incidente.

Son las 10:29 de la mañana del domingo 3 de mayo de 2020, ya he abierto la sala, todo funciona, lo tengo todo preparado. Pasan los minutos, lentos, muy lentos, más lentos que mi ritmo de carrera en mi última Maratón. La simpática profesora está conmigo y me entrega palabras tranquilizadoras, me dice que es pronto, que espere, que la segunda convocatoria es a las 11:30. Son las 10:57 y no se ha conectado nadie, no hemos recibido ninguna duda o cuestión en los días previos, a excepción de una delegación de voto. Empiezo a plantearme que esto no va a cuajar, y que por ese motivo otros compañeros, “los tecnológicos” como los llamo yo, no habían dado ninguno el paso aún.

De repente, un sonido del ordenador, pantalla de aviso del primer participante. Acepto, no tiene cámara, intercambio impresiones de la facilidad y comodidad de poder utilizar las videoconferencias. Sin darme cuenta, estamos ya siete, empiezo a apuntar asistentes en el control de firmas en papel (días después, descubro que hay un “plugin” que te traslada en un Excel los asistentes, más motivos para olvidar el papel). Se me olvida, poner a grabar la Junta, pero como no hemos empezado no le doy importancia. Todos con los micrófonos apagados, a excepción del que está hablando, me sorprende el orden y el comportamiento ya que me esperaba algo más de caos. Yo mantengo mi micrófono siempre activo para ir moderando y dando paso a cada uno. Durante unos segundos, nos mantenemos todos callados, me siento un poco incómodo y empiezo a preguntarle a distintos propietarios como están. Cuando acabo con uno, le voy preguntando a otro. Los que van entrando en ese tiempo, les digo que prueben su micrófono y les apunto en el control de asistentes.

Son las 11:29 horas, estamos prácticamente todos, unos veinte propietarios, la asistencia supera el 85%. Vamos a comenzar con la presentación de cuentas, y uno de los propietarios pregunta por la Presidenta. Reviso asistentes, y es cierto, la Presidenta no está. Una propietaria me comenta que le ha hablado y que tiene problemas de conexión. Me desactivo el micrófono y la llamo. Me dice que está en casa de sus padres y que tiene problemas con el ordenador de su padre para conectarse, que no es el que suele utilizar. ¡El primer problema!, le digo que no se preocupe que se instale la aplicación en el móvil, que verá las presentaciones en una pantalla más pequeña pero que no importa. Me vuelvo a activar el micrófono y se lo hago saber a los comuneros. Esperamos unos minutos, y se conecta la Presidenta. Por fin comenzamos la primera Junta de Propietarios exclusivamente online.

Respecto al desarrollo de la Junta, no hay mucha diferencia a una reunión normal, seguimos el orden del día, dejando paso a intervenciones y dudas en cada punto. En cuanto a las votaciones, iba concediendo la palabra ordenadamente a los asistentes y apuntando el sentido del voto. Aprobamos cuentas, renovamos los cargos (bromeamos si iba a ser el primer Administrador cesado o renovado en una junta por videoconferencia), debatimos y aprobamos un problema de humedades para su reparación en la cubierta del edificio, repasamos la morosidad y aprobamos una colocación de toldos en espacios comunes. Una junta, en su contenido, muy normal.

Lo más positivo de haber celebrado la Junta por videoconferencia, es el potencial de tener tu PC delante de cada uno de los participantes y poder usar cualquier aplicación instalada en él, la comodidad de no tener que desplazarte, la fluidez y rapidez de las intervenciones por parte de los propietarios...

En resumen, con el Estado de Alarma, hacer una Junta exclusivamente online es muy sencillo una vez salvada la posible oposición de los propietarios. El reto comienza ahora, en la implantación y convivencia de la videoconferencia en las presenciales. ¿Seremos capaces de normalizar esta tecnología en las Comunidades? Lo primero que deberíamos pedir, es una reforma de la Ley en donde se acepte la participación por videoconferencia como ya sucede en Cataluña. Eso nos daría la tranquilidad para seguir animándonos a hacer un esfuerzo hacia la modernización de la profesión.

"La tecnología no es nada. Lo importante es que tengas fe en la gente, que sean básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas” - Steve Jobs

domingo 10 de mayo de 2020 a las 14:45